Buffers maken je agenda weer je vriend

Buffers maken je agenda weer je vriend

Veel mensen hollen zichzelf voorbij. Wat te doen? Hoe maak je van je agenda weer je mede- in plaats van je tegenstander?

De afgelopen jaren ben ik meer ‘buffertijd’ gaan plannen in mijn agenda. En stap-voor-stap heeft dat geleid tot minder stress en leukere dagen. Mijn besluit: méér buffers in de komende maanden. Hoe? Dit is mijn lijstje:

1 Tijdbuffers plannen na taken en vergaderingen

Zodat er tijd is voor uitloop. Zodat je rustig je aantekeningen en actiepunten kunt uitwerken. Zodat er gelegenheid is voor een ongeplande kop koffie en een goed gesprek. Zodat je een taak goed kunt afronden, voordat je aan de volgende begint.

2 Buffers inroosteren voor ontspanning

Een wandeling of een rondje hardlopen. Niet lunchen achter je bureau, maar aan de keukentafel.

3 Buffers invoegen voor onverwachte taken

Hier schreef ik al vaker over. Als je weet dat je dagelijks gemiddeld een uur (of meer, of minder) aan onverwacht werk op je bord krijgt, plan daar dan dagelijks een tijdblok voor.

4 Buffers plannen rond je reistijd

Zodat je ontspannen blijft als de verkeersdrukte nog meer tegenvalt dan je al had gevreesd.

Buffers zijn goed voor je geest. Als we tijdens een werkdag aan een nieuwe taak beginnen, blijven we onwillekeurig nog wat nadenken over de klus of het gesprek ervoor.

Attention residue noemen psychologen dat. Dit zorgt ervoor dat we ons nog niet helemaal kunnen concentreren op de nieuwe taak en daardoor minder presteren. Je hebt hier vooral last van als je de vorige taak te snel moest afronden.

Buffers zijn goed voor je werk. De taken, vergaderingen en collega’s die in je agenda staan, krijgen de aandacht die ze verdienen. Met buffers bescherm je wat belangrijk is. Ze zijn de kreukelzones en de airbags van je agenda.

Naast de dagelijkse, zijn er ook nog drie bijzondere, periodieke buffers.

1 Een onderhoudsbuffer aan het einde van de werkweek

Reserveer tijd om je agenda en takenlijsten op orde te brengen. Op die manier zorg je dat ze voor jou blijven werken in plaats van andersom. Dankzij deze buffer kun je de nieuwe week stressvrij starten.

2 De GYLIO-dag

GYLIO staat voor: Get Your Life In Order. Op die dag (of middag of ochtend) doe je de dingen die je al te lang hebt uitgesteld. Je maakt een lijst: alle mailtjes met een vlaggetje wegtikken, losse aantekeningen ordenen et cetera. En je werkt ’m weg.

3 Misschien wel de nuttigste buffer is een prioriteitenochtend of -middag

Dan neem je je agenda van de afgelopen maanden door. Je beslist welke werkzaamheden je voortaan op een lager pitje wilt zetten en wat juist meer aandacht verdient. Ik doe dat zelf aan de hand van drie vragen:

– Waar geloof ik in? Past dit werk echt bij wat ik belangrijk vind?
– Wat zijn mijn sterke punten? Is dit werk waar ik echt goed in ben en energie van krijg?
– Wat waarderen mijn dierbaren? Vinden de belangrijke mensen in mijn leven het slim dat ik dit werk doe?

Soms denk ik: leuke tips, maar ik heb het veel te druk om mijn agenda op orde te brengen. Dan weet ik dat het écht nodig is.

Ben Tiggelaar

Verschenen als column in NRC

Delen