4. Iedereen wordt gek van al die mailtjes en appjes. Wat doe je eraan?
Overload
Veel werkenden worden er helemaal gek van. De tsunami aan e-mails en appjes. De hele werkdag word je bestookt met berichten. En ook daarna word je niet met rust gelaten. Intussen nemen maar weinig bedrijven serieuze maatregelen.
De Pakistaanse onderzoeker Nosheen Fatima Warraich zette vorig jaar met haar collega’s de research rond dit thema op een rijtje. Conclusie: de overload aan communicatie leidt tot stress en verlies van productiviteit. Als we dit willen terugdringen, zijn duidelijke afspraken en maatregelen nodig.
Wat doen bedrijven?
Sommige bedrijven hebben strenge regels. Met name voor de communicatie met medewerkers buiten werktijd. In Duitsland maakten autofabrikanten BMW, Volkswagen en Daimler meer dan tien jaar geleden al afspraken hierover. In 2011 bepaalde VW bijvoorbeeld dat medewerkers tussen 18.15 en 7.00 uur met rust worden gelaten.
Zulke duidelijke regels zijn echter een uitzondering. Volgens een EU-onderzoek uit 2021 nemen de meeste bedrijven vooral ‘softe’ maatregelen. Het onderwerp wordt besproken, er is voorlichting en er zijn trainingen. Dat is het wel zo’n beetje.
En de overheid?
Frankrijk was het eerste land dat per wet bepaalde dat medewerkers het recht hebben om niet gestoord te worden in hun vrije tijd: le droit à la déconnexion. Elke organisatie met meer dan vijftig werknemers moet hier afspraken over maken.
Begin dit jaar sprak ons parlement over een initiatiefwet van de PvdA die werkgevers en werknemers stimuleert om afspraken te maken over bereikbaarheid buiten werktijd. Later dit jaar staat het onderwerp opnieuw op de agenda. De kans dat de wet er gaat komen lijkt niet groot. Tegenstanders stellen dat verschillende branches, zoals de zorg, het recht om niet bereikbaar te zijn op vrije dagen recent al hebben opgenomen in hun cao.
Toch wordt er vanuit Brussel gepleit voor meer overheidsbemoeienis. Vorig jaar nam het Europarlement een resolutie aan waarin staat dat de mentale gezondheid van werknemers beschermd dient te worden tegen ‘technostress’.
Wat kun je zelf doen?
Bij de meeste bedrijven moet je zelf iets ondernemen tegen buitensporig berichtenverkeer. Een paar suggesties.
• Maak met je directe collega’s een lijstje met eenvoudige afspraken. Welke onderwerpen bespreken we voortaan per mail? Welke per app, per telefoon of live? Hoe snel antwoorden we elkaar? En wat betekent ‘vrij’? Besteed samen een uurtje aan de eerste versie. Evalueer vervolgens elk kwartaal en stel bij waar nodig.
• Als je collega’s hier geen zin in hebben, stel dan gewoon je eigen regels op en vermeld ze onder elke mail die je stuurt. Schrijf bijvoorbeeld: „Mails en appjes beantwoord ik binnen 48 uur. Heb je haast, bel dan even. Op woensdag ben ik vrij en offline.” En ben je met vakantie, zet dan in je auto-reply: „Ik ben een weekje weg. Als het belangrijk is, stuur je mail dan even opnieuw na 10 juni.”
Deze aanpak kan bovendien een plezierig neveneffect hebben. Des te meer collega’s indivuele regels formuleren, des te groter de kans dat je werkgever serieus werk gaat maken van dit onderwerp.
Ben Tiggelaar
Verschenen als column in NRC