Niet minder, maar méér meetings

Gepubliceerd in NRC op 25 juni 2018 | Verandering & Innovatie, Leiderschap & Management

Niet minder, maar méér meetings

Veel mensen haten besprekingen. Maar wanneer je te maken hebt met belangrijke veranderingen of sterke groei is de trend juist: méér overleg. Hoe zit dat? Start-ups doen het, ongeveer heel Silicon Valley en ook steeds meer ‘gewone’ bedrijven. Korte dagelijkse teamvergaderingen waarbij iedereen heel kort vertelt wat zijn prioriteit is voor die dag en waar hij eventueel hulp bij nodig heeft van collega’s. Duur: vijf tot vijftien minuten. En daarna aan de slag.

Auteur Verne Harnish, expert op het gebied van ondernemingsgroei, noemt het de daily huddle: iedere ochtend even de koppen bij elkaar. Volgens Harnish is het één van de belangrijkste gewoontes voor snelle groei. Met zo’n dagstart bespaar je jezelf en je collega’s een hoop misverstanden en overbodig e-mailverkeer. Bovendien kun je veel sneller helpen als iemand vastloopt en bijsturen als er iets verandert in de wereld.

De dagelijkse korte bespreking is populair geworden door hippe werkmethodes als Lean, Agile en Scrum. Maar nieuw is het niet. Toen ik opgroeide keek iedereen de politieserie Hill Street Blues. Elke aflevering begon met een zogenoemde ‘roll call’. Sergeant Esterhaus nam de belangrijkste lopende zaken door met zijn agenten en sloot daarna – legendarisch – af met: „Let’s be careful out there.” Of: „Let’s do it to them, before they do it to us.

Een effectieve dagelijkse aftrap kent een paar spelregels: doe het op een vast tijdstip, benoem alleen topprioriteiten, ga niet in discussie met elkaar (dat doe je daarna maar bij de koffieautomaat) en vooral: houd het kort. Dat betekent bijvoorbeeld, wanneer je met een groot team bent, dat iedereen maximaal 10 tot 20 seconden spreektijd heeft. Dat is voor veel mensen even wennen.

Ook managementauteur Marcus Buckingham stelt dat frequent contact essentieel is voor de prestaties en de betrokkenheid in teams en organisaties. Volgens hem moet een teamleider – naast de dagstart – ook elke week een kort een-op-eengesprek voeren met elke medewerker.

Dat gesprek moet gaan over het werk dat voor de komende dagen op de agenda staat. Daarbij geeft de medewerker aan: dit zijn mijn prioriteiten en dit is waar jij mij als manager mee kunt helpen. Buckingham zegt: vermijd feedback, voer geen gesprekken over strategie, maar praat gewoon even kort over het echte werk in de echte wereld in de komende paar dagen.

Volgens Buckingham maken we van management vaak iets gecompliceerds en theoretisch. We vergeten dat het belangrijkste doel is collega’s te helpen om hun werk zo goed mogelijk te doen.

Zo’n wekelijkse, persoonlijke check-in heeft ook andere praktische voordelen. Je weet als manager waar mensen aan werken, je verbetert de onderlinge relatie en je kunt tijdig bijsturen.

Ik tref veel mensen die een hekel hebben aan vergaderingen. Omdat ze vaak te lang duren en over abstracte zaken gaan die voor de meeste medewerkers geen urgentie hebben. Maar juist door veel vaker en veel korter met elkaar te spreken over het concrete werk dat nu speelt, kun je zinloze besprekingen vermijden.

Ben Tiggelaar
(verschenen als column in NRC)

Het nieuwste boek
van Ben Tiggelaar

Meer info

Ontvang #TIPS van Ben

Ik geef toestemming voor het bewaren van mijn gegevens