Thuiswerken: tips uit onderzoek

Sommigen noemen de huidige situatie het grootste thuiswerkexperiment ooit. Vorig jaar werkten, volgens het CBS, ruim drie miljoen Nederlanders regelmatig vanuit huis (van de negen miljoen met een betaalde baan). Nu zijn dat er opeens een paar miljoen meer. Daarom: de belangrijkste praktische tips uit onderzoek. Voor medewerkers én managers.

1. Behandel thuiswerken gewoon als werk.
Omdat de fysieke overgang tussen privé en werk ontbreekt, vinden veel (beginnende) thuiswerkers het moeilijk om grenzen te stellen. Doorgaans pakt dit negatief uit voor de privétijd. Dat concludeert Timothy Golden, onderzoeker op het gebied van thuiswerken. Ja, we regelen af en toe privézaken onder werktijd. Maar we doen verhoudingsgewijs meer werktaken in privétijd. De eerste en misschien wel belangrijkste tip is daarom: maak voor jezelf een werkschema en houd je eraan. Sta op tijd op, douche jezelf, kleed je aan. Begin op een vaste tijd. Eindig op een vaste tijd. En houd regelmatig pauze.

2. Zorg voor duidelijke verwachtingen.
Omdat je elkaar net wat minder makkelijk aanschiet dan op kantoor, vraagt samenwerking tussen mensen op verschillende locaties om meer structuur en spelregels. Zorg bijvoorbeeld voor een online project- of teampagina waar iedereen dingen kan checken als: wat wordt er deze week van mij verwacht; waar werken mijn collega’s aan; waar en hoe is iedereen bereikbaar? Ook is het verstandig om met elkaar richtlijnen af te spreken rond vragen als: wat doe je als je ziek wordt; met wie overleg ik als ik een deadline wil verschuiven?

3. Organiseer de onderlinge communicatie.
Thuiswerken kan leiden tot een slechtere relatie met collega’s en gevoelens van eenzaamheid. En dat leidt weer tot minder motivatie en productiviteit. De oplossing hiervoor is goede, frequente onderlinge communicatie. Daarbij moet het niet alleen gaan over het werk. Net zoals wanneer je elkaar live treft, is het belangrijk om lief en leed uit te wisselen. Dus: organiseer dagelijks een gezamenlijke online koffiepauze. Of laat iedereen bij de online vergadering een korte persoonlijke update geven.

4. Maak de progressie zichtbaar.
Het ervaren van progressie, resultaat van je werk zien, is een van de belangrijkste factoren in onze werkmotivatie. Maar vooral wanneer je samenwerkt vanaf verschillende locaties, is het lastig om te zien of het werk goed verloopt of niet. Maak daarom tijdens online vergaderingen en op andere manieren de voortgang zichtbaar. Deel, liefst dagelijks, wat er bereikt is.

Speciaal voor managers nog een paar extra aandachtspunten. Allereerst: zie thuiswerken – en vooral het samenwerken op afstand – als een leerproces. De kans dat alles in één keer goed gaat, is nul. Bespreek daarom wekelijks met elkaar wat er beter kan in het thuis- en samenwerken.

Heel praktisch: doe een gezamenlijke dagopening en een gezamenlijke dagsluiting. Online of telefonisch. En bel regelmatig een-op-een met iedereen. Op die manier help je met name beginnende thuiswerkers om gestructureerd te werken.

En misschien wel het belangrijkste advies, afkomstig van onderzoeker Barbara Larson: beschouw jezelf als de cheerleader van je team. In onzekere tijden hebben we allemaal een beetje extra aanmoediging nodig.

Ben Tiggelaar
(verschenen als column in NRC)

Thuiswerken: tips uit onderzoek