Zo zeg je elegant nee tegen je collega

Waarom je vaker nee moet zeggen tegen collega’s

Appjes, mail, telefoontjes, vergaderingen, collega’s aan je bureau. Een deel van de werkenden heeft dagelijks te maken met zoveel vragen en onderbrekingen, dat ze hun eigen werk niet meer goed kunnen doen (behalve thuis en offline). En dat probleem is groter en serieuzer dan we denken.

Een klein deel van de medewerkers, zo’n 3 tot 5 procent, krijgt een onevenredig groot deel van alle communicatieverzoeken in organisaties, namelijk zo’n 20 tot 35 procent. Dit blijkt uit een studie van Rob Cross van de Universiteit van Virginia en collega’s.

De overload kan verschillende oorzaken hebben. Allereerst is er het eigen enthousiasme van deze medewerkers om anderen te helpen. Daarnaast beschikken ze wellicht over waardevolle kennis die anderen niet hebben. Ook kennen ze vaak veel mensen, binnen en buiten de organisatie, die ze graag aan elkaar koppelen.

Wat de oorzaak ook is en hoezeer het ook hun eigen schuld is, het is juist deze groep van aardige, slimme en bereidwillige collega’s die zijn werk na een tijdje niet meer leuk vindt en daardoor gaat uitkijken naar een andere baan (waar ze, vermoed ik, al snel weer tegen dezelfde problemen aanlopen).

Goed. Dat is het probleem. Maar wat doen we eraan? Een paar suggesties, op basis van het onderzoek van Cross en collega’s. Allereerst moeten leidinggevenden weten om welke medewerkers het eigenlijk gaat. De onderzoekers kwamen erachter dat de meeste managers geen idee hebben wie de centrale collega’s zijn in het interne communicatienetwerk. De tweede stap is het aanpassen van het takenpakket van deze mensen. Probeer het deel van hun werkzaamheden dat minder relevant is voor de organisatie, ergens anders neer te leggen of uit te besteden. En een derde maatregel is het beter ontsluiten van de expertise binnen een organisatie, zodat niet steeds dezelfde mensen alle vragen krijgen.

Maar vaak is dat niet voldoende. Het probleem ligt ook bij de al te enthousiaste medewerkers zelf. Ze genieten ervan om hun expertise in te zetten, om aan te schuiven bij belangrijke vergaderingen en om mensen met elkaar in contact te brengen. Zolang ze niet zelf leren om vaker nee te zeggen tegen verzoeken van collega’s, blijft het dweilen met de kraan open.

Elegant en effectief nee zeggen is een kunst. Dit zijn de drie vormen die ik zelf, met vallen en opstaan, heb geleerd.

1) Uitstellen in plaats van afwijzen
Zeg bijvoorbeeld: ik heb op dit moment te veel eigen klussen liggen om te kunnen helpen. Ik laat het je weten wanneer ik het weer minder druk heb.

2) Doorverwijzen
De antwoorden hoeven niet altijd van jou te komen, er zijn andere collega’s die vast meer tijd hebben. Speel de vraag door naar iemand die minder vaak wordt gevraagd, maar (bijna) net zo goed kan helpen als jij.

3) Afwijzen zonder excuses
Dit vraagt iets meer sociale moed, maar gewoon zeggen dat een verzoek niet aansluit op je prioriteiten, voorkomt dat je steeds weer wordt benaderd door dezelfde mensen met dezelfde vragen.

Laatste tip. Als je nee hebt gezegd tegen een verzoek, richt je dan op de positieve effecten daarvan. Zoals: meer ruimte voor je echte werk, meer tijd voor je dierbaren, meer rust in je hoofd. Schrijf die voordelen ook eens op. Gewoon lekker rustig, ouderwets met een pen op papier. Nu je toch even de tijd hebt.

Ben Tiggelaar
(Verschenen als column in NRC Handelsblad)

Delen